Wie du deine anfragen in doppelter Geschwindigkeit rocken kannst
Aller Anfang ist schwer…
Vielleicht kennst du das auch: Ihr seid gerade frisch in die Hochzeitsplanung eingestiegen und wollt die ersten Hochzeitsprofis anfragen. Dabei steht eine Sache fest: E-Mails schreiben kostet so richtig Zeit. Eine einzige fällt vielleicht nicht ganz so sehr ins Gewicht, aber 20 oder mehr dann schon. Ach du meine Güte, soll das die schöne Phase der Hochzeitsplanung sein, von der alle immer sprechen? Das ist doch der pure Stress!
Dennoch muss man ja oft gleich mehrere Dienstleistenden der selben Art anfragen, erst recht wenn es um einen beliebten Termin geht. Wem muss ich welche Infos schicken, wer braucht noch welche Details, dir schwirrt schon der Kopf. Okay, hier noch eine Rückfrage, und wow, einige werden auch patzig oder antworten gar nicht – schade, es waren eure Favoriten. Eigentlich hast du nach den ersten paar Nachrichten schon keine große Lust mehr.
Weißt du was? So muss es nicht sein! Nimm doch einfach die Abkürzung! Heute zeigen wir dir, wie ihr doppelt so schnell ans Ziel kommst.
In drei Schritten zur viel einfacheren Kommunikation in der Hochzeitsplanung
Schritt 1: Legt eine eigene Mailadresse für die Hochzeit an
Mit wenigen Klicks erstellt und ein echter Gamechanger für die gesamte Hochzeitsplanung: Eine eigene Mailadresse für sämtliche Korrespondenz rund um euren großen Tag.
Alle Anfragen auf einen Blick, alle Dienstleistungen in eigenen Ordnern, alle Absprachen gesammelt in einem Postfach, ihr habt gemeinsam Zugriff auf alle Nachrichten und könnt gemeinsam antworten – wir sagen es ja: Gamechanger für die gesamte Hochzeitsplanung!
Schritt 2: Das Hochzeits-PDF – der Wegweiser für eure Dienstleistenden
Nehmt euch Zettel und Stift zur Hand und notiert alle Eckdaten zu eurer Hochzeit, die bereits feststehen. Das könnte z.B. so aussehen:
- Namen:
- Datum:
- Anzahl der Gäste
- Wichtig für eure Location:
- Davon Kinder unter 12 Jahren (brauchen nur eine halbe Portion)
- Davon Kinder unter 3 Jahren (brauchen einen Hochstuhl)
- Der gewünschte Tagesablauf
- Ort/Uhrzeit der Trauung:
- Ort/Uhrzeit Sektempfang
- Ort/Uhrzeit Tortenanschnitt
- Ort/Uhrzeit Abendessen
- Ort/Uhrzeit Eröffnungstanz
- usw.
Habt ihr alles notiert, dann werft den PC an und bastelt eine schöne PDF daraus. Das geht ganz simpel per Word oder mit Programmen wie Canva.
So macht es endlich Spaß, die verschiedenen Dienstleistenden anzufragen. Alle „trockenen“ Eckdaten stehen in der PDF, sodass ihr in der E-Mail direkt mit deinen persönlichen Fragen und Anliegen oder Wünschen loslegen könnt. Das spart extrem viel Zeit, denn ihr müsst nicht jedes mal aufs Neue alles wieder eintippen. Außerdem könnt ihr mit der Hochzeits-PDF nichts wichtiges mehr vergessen und es reicht von beiden Seiten eventuell sogar schon eine einzige E-Mail, um alle Fakten zu klären.
Aber Fotograf:innen Müssen doch gar nicht wissen, was es zu essen gibt, oder? Und die Band interessiert doch nicht die Zahl der Kinder?
Macht euch keine Gedanken, ob ihr eventuell zu viele Infos in der PDF habt. Bei der Hochzeitsplanung gibt es kein „zu viel“ an Informationen. Umso mehr Leute alle Details kennen, desto runder läuft euer Tag, wenn es dann soweit ist. Für die meisten Dienstleistenden sind einfach alle Infos interessant. Sie sind nicht überlebenswichtig, denn Profis in der Hochzeitsbranche verfügen über jede Menge Erfahrung und Wissen, das es ihnen ermöglicht, auch auf Unvorhergesehenes professionell reagieren zu können. Trotzdem helfen Informationen jeder Art, damit die Vorbereitung auf euren großen Tag noch besser läuft. Ein paar Beispiele aus dem Leben einer Hochzeitsfotografin wie Vrain:
- Wenn sie weiß, dass sehr viele Kinder da sein werden, hat sie immer ein, zwei Spielzeuge in der Tasche. So kann sie auch einem schüchternen Kind ein Lächeln entlocken.
- Wenn sie weiß, wie lange das Essen dauert, kann sie besser planen, wie viele eurer Details sie in dieser Zeit schafft zu fotografieren oder ob sie manches davon schon vor dem Essen „im Kasten“ haben muss.
- Wenn sie weiß, wie viele Gäste kommen, kann sie euch besser sagen, wie lange das Gruppenfoto oder die Gratulationen dauern werden und euch so bei der Zeitplanung unterstützen.
- usw…
Ein paar Beispiele aus dem Leben einer Traurednerin wie Manu:
- Wenn sie weiß, dass viele Kinder bei der Trauung anwesend sind, könnt ihr gemeinsam besprechen, ob es eine Kinderecke gibt, ob die Kleinen herumlaufen dürfen oder nicht, um die Zeremonie entspannt für alle zu planen.
- Wenn sie weiß, wie viele Gäste geplant sind, kann sie im Vorfeld schon das passende technische Equipment für euch auswählen.
- Wenn sie weiß, wie der Ablauf des Tages nach der Zeremonie aussieht, kann sie am Ende der Trauung einen kleinen Orga-Leitfaden für die Gäste geben.
- usw…
Ein „Mehr“ an Infos bedeutet also, dass sich alle eure Dienstleistenden noch persönlicher auf euch einstellen können. Klingt doch super, oder?
Also, worauf wartest du noch? Leg am besten direkt los!
Schritt 3: Die Mail-Signatur
Sobald die Eckpunkte eures Tages feststehen, macht eine Mail-Signatur fertig. In die schreibt ihr eure Namen, das Hochzeitsdatum und die Location(s), eine Handynummer von euch und eine eines lieben Menschen als Notfallkontakt am Hochzeitstag.
Warum? Ganz einfach: Weil ihr dann bei der Kommunikation mit euren Dienstleistenden nie bei Adam & Eva anfangen müsst im Sinne von „Wir sind die, die am xy in z heiraten…“ und eure Hochzeitsprofis sofort einen Überblick haben.
Und schon kann eure Hochzeitsplanung ganz entspannt starten. Ihr wisst gar nicht recht, wo ihr anfangen sollt? Dann zeigen wir euch hier die 5 ersten Schritte in der Hochzeitsplanung. Ihr seid noch an der Budgetplanung? Hier findet ihr die Antwort auf die Frage, was eine Hochzeit eigentlich kostet.
