Euer Ablaufplan für die perfekte Hochzeit: 8 Tipps für Party-Stimmung statt Langeweile!

von | Hochzeitstipps

Ihr steckt schon mittendrin in eurer Hochzeitsplanung und stellt jetzt fest, dass ihr gar nicht genau wisst, wie der Ablaufplan für eine Hochzeit aussieht? Wahrscheinlich fragt ihr euch: Wann findet welcher Programmpunkt statt? Wie viel Puffer brauchen wir? Worauf sollten wir bei unserer Planung besonders achten?

Klar – schließlich wollt ihr keinen Stress an eurem großen Tag, sondern, dass von der Hochzeitstorte bis zum Mitternachts-Imbiss alles ohne Probleme funktioniert. Damit das auch so klappt, ist es wichtig, dass ihr euch im Vorfeld Gedanken über den Ablauf macht.

Eins steht fest: Ein gut durchdachter Ablaufplan für eure Hochzeit ist Gold wert, sorgt dafür, dass sich alle wohlfühlen und ist das perfekte Gegenmittel gegen Langeweile zwischendurch. Euren Gästen dient er als grobe Orientierung, die Dienstleistenden können so noch besser arbeiten und euch selbst hilft er, die Hochzeit in eurem Sinne zu gestalten.

Damit ihr hier die gängigsten Stolperfallen umgeht und den ganzen Tag über für Stimmung sorgt, plaudern wir heute aus dem Nähkästchen!

Worum geht es heute?

  • Eure Trauung: Lieber später starten
  • Gratulation & Sektempfang: Je kürzer, desto besser
  • Spiele und Unterhaltung: Entspanntes Programm vom Nachmittag bis in den Abend
  • Fotoshooting: Über den Tag verteilt fotografieren für maximale Zeit mit euren Gästen
  • So klappt’s auch mit der Umsetzung!
  • Zu guter Letzt: So könnte ein Ablaufplan für eure Hochzeit aussehen

Eure Trauung: Lieber später starten

Hast du dich im Internet schon ein bisschen eingelesen, was die Hochzeitsplanung angeht? Dann bist du vielleicht schon auf die Information gestoßen, dass eine Hochzeit irgendwann zwischen 10:00 Uhr und 14:00 Uhr mit der Trauung startet.

Achtung – wir finden, das ist ein ganz großer Fehler!

Lass uns mal kurz rechnen: Gottesdienst oder freie Trauung dauern im Schnitt 60 Minuten und sind bei der oben genannten Startzeit im frühesten Fall um 11:00 Uhr schon vorbei! Und dann?

Folgen Gratulation, Sektempfang mit Fingerfood, Hochzeitstorte – oder anders gesagt: Rumstehen, essen und irgendwie darauf warten, dass am Nachmittag oder frühen Abend das Programm losgeht.

Schon eine krasse Herausforderung für euch: Einerseits wollt ihr zwischendurch ein bisschen Zeit zum Plaudern und Ausruhen für euch und eure Gäste einplanen. Das Ganze soll schließlich nicht in Stress ausarten! Deswegen darf es natürlich an eurem Hochzeitstag auch Leerlauf geben.

Aber wenn der Leerlauf zu lange dauert, driften die Gäste ab und langweilen sich. Als Gastgebende eure Aufgabe: Für gute Unterhaltung sorgen. Und mal ganz ehrlich: Von den Schnittchen beim Sektempfang zur Hochzeitstorte überzugehen, ist keine Unterhaltung. Das füllt nur die Mägen, aber nicht den Nachmittag!

Was tun gegen den Nachmittags-Langeweile-Leerlauf? Wie wärs damit, einfach insgesamt später zu starten? So vergeht die Zeit schneller und eure Gäste haben am Abend auch noch Lust zu feiern.

Gratulation & Sektempfang: Je kürzer, desto besser

Ganz traditionell folgt nach der Trauung die Gratulation. Wir wissen, das klingt super: Alle Gäste freuen sich mit euch und möchten ihre Gefühle natürlich mit einer Umarmung und ein paar warmen Worten mit euch teilen.

Hört sich doch traumhaft an, oder? Lass uns wieder kurz für dich übersetzen, wie das stattdessen in der Realität oft aussieht: Je nachdem, wie viele Gäste ihr habt, dauert die Gratulation schon mal easy eine bis anderthalb Stunden. In dieser Zeit gibt es

  • eine Schlange mit wartenden Menschen, die gerne noch gratulieren möchten
  • und kleine Grüppchen mit wartenden Menschen, die bereits gratuliert haben und jetzt entweder Sekt trinken oder darauf warten, dass der Sektempfang eröffnet wird.
  • Ihr als Hauptpersonen mittendrin, die ein Gratulat nach dem anderen abfertigen und darauf wartet, dass sich die Schlange auflöst und die Feier richtig losgehen kann.

Wir wissen nicht, wie es bei euch aussieht – aber für uns kommt in dieser Beschreibung das Wort „Warten“ viel zu oft vor. Seid hier also gerne unkonventionell und kürzt sowohl Gratulation als auch Sektempfang ab:

Statt Schlange stehen könnt ihr lieber direkt anstoßen und zusammen losfeiern! Schließlich klaut euch das Warten nur wertvolle Zeit, mit all euren tollen Gästen – die können euch doch auch im Laufe des Tages noch gratulieren!

Unser absoluter Geheimtipp: Lasst die Person, die eure Zeremonie leitet, am Ende ein Schlangenstehverbot für die Gratulationen aussprechen mit der Bitte, alle sollen gemütlich essen, trinken und sich unterhalten und ihre Glückwünsche im Laufe des Tages loswerden. Schließlich verbringt ihr ja den gesamten Tag miteinander.

Außerdem ganz wichtig: Stellt bitte sicher, dass es auch während des Sektempfangs ausreichen Sitzgelegenheiten für eure Gäste gibt!

Spiele und Unterhaltung: Entspanntes Programm vom Nachmittag bis in den Abend

Dass zu viel Leerlauf auf eurer Hochzeit keine gute Idee ist, haben wir ja schon angesprochen. Denn mit zu viel Leerlauf kommt die Langeweile, mit der Langeweile sinkt die Stimmung in den Keller – dann werden eure Gäste müde und wenn am Abend noch die Party steigen soll, sagen die Ersten bereits auf Wiedersehen.

Damit das nicht passiert, schauen wir uns jetzt an, wie ihr für euer Hochzeit ein entspanntes Programm entwerft, mit dem ihr den Nachmittag und frühen Abend füllt.

Spiele & Einlagen zentral koordinieren

Einlagen von Freunden und Familie, Spiele und die ein oder andere Rede – auch das gehört zu einer Hochzeit dazu. Doch überlasst die Details hier nicht dem Zufall, sonst kann es sein, dass:

  • viel weniger Einlagen stattfinden, als ihr erwartet habt,
  • viel zu viele Einlagen euren Ablauf sprengen, die außerdem noch viel zu lange dauern,
  • eure Gäste alle zur gleichen Zeit ihr Spiel moderieren wollen
  • oder ihr mittendrin „Moment Stopp, dieses Spiel ist für uns ein No Go!“ sagen müsst.

Am besten funktioniert das, wenn ihr euch Hilfe sucht: Ihr braucht eine Person eures Vertrauens, die eure Wünsche bestens kennt und diesen Teil des Programms für euch koordiniert. Bereits auf eurer Hochzeitseinladung teilt ihr den Gästen mit, dass alle Programmpunkte bei dieser Person angemeldet werden müssen.

Er oder sie stellt dann für euch sicher, dass jeder Programmpunkt einen passenden Zeit-Slot bekommt, den ganzen Tag über etwas los ist und nur das aufs Programm kommt, was von euch auch gewünscht wurde. Außerdem ist diese Person euer Filter für die Arten von Einlagen, die ihr nicht bei eurer Hochzeit haben möchtet. Stichwort: Peinliche Fotos, Saufspiele oder Sketche, die euch bloßstellen.

Diesen Job könnt ihr klassisch an Eltern oder Trauzeug:innen vergeben. Was euch allerdings klar sein sollte: Diese Person wird auf eurer Hochzeit viel auf den Beinen sein und wenig Zeit zum Feiern haben. Es lohnt sich also, das alles an eine:n Profi zu übergeben, eine:r Hochzeitsplaner:in, Zeremonienmeister:in oder Wedding Day Koordinator:in.

Top-Tipp: Kein Spiel, keine Überraschung und keine Einlage sollte länger dauern als 10 Minuten!

Reden kurz halten

Für Reden gilt das gleiche wie für Spiele und Einlagen: Ihr wollt im Blick haben, wer eine Rede hält, und festlegen, wann diese stattfindet. Sprich: Ihr – beziehungsweise eure Vertrauensperson – koordiniert die Reden zusammen mit den Spielen und Einlagen. Achtet dabei auf die folgenden Punkte:

  • Überlegt euch im Vorfeld, wie ihr die Reden in den Tagesablauf integriert. Dabei gilt: Nicht zu viele Reden auf einmal. Keine Unterbrechung der Party, wenn erstmal alle auf der Tanzfläche sind.
  • Ihr wünscht euch, dass ein Elternteil oder ein Lieblingsmensch ein paar Worte sagen? Dann geht gerne von selbst mit dieser Bitte auf die Person zu!
  • Damit die einzelnen Reden auch zur Geltung kommen, gebt den Redenden die Information mit, dass ihr Beitrag 10 Minuten Redezeit nicht überschreiten sollte.

Programmpunkte für zwischendurch überlegen

Zwischen den obengenannten Programmpunkten möchtet ihr euern Gästen die Chance geben, miteinander ins Gespräch zu kommen oder euch mal herzhaft zu umarmen. Auch Zeit zum Ausruhen und fürs leckere Hochzeitsessen sollte nicht zu kurz kommen.

Damit hier alle Gäste mit ihren unterschiedlichen Bedürfnissen auf ihre Kosten kommen, könnt ihr euch ein paar Programmpunkte für zwischendurch überlegen. Sie helfen den Gästen, miteinander ins Gespräch zu kommen, können prima im Sitzen erledigt werden und ihr bekommt so eine Sammlung an einmaligen Erinnerungsstücken.

Klassiker hierfür sind beispielsweise:

  • Eine Fotobox und die dazu passenden Accessoires. Wenn ihr auch unbekannte Gäste miteinander ins Gespräch bringen wollt, verteilt doch auch noch die passenden Foto-Aufgaben dazu.
  • Ein Jenga-Spiel, bei dem für euch die Spielsteine unterschrieben und mit Wünschen beschriften werden.
  • Ein Kästchen, indem ihr für euch Date-Ideen, Lieblingsrezepte oder Tipps für eine glückliche Beziehung sammelt.

Damit ihr euch mit eurem Hochzeitsprogramm anschließend auch wohl fühlt – und natürlich auch, damit ihr nicht aus Versehen Rollenklischees reproduziert – haben wir für euch noch eine Übersicht an Dingen, die ihr auf eurer Hochzeit wirklich nicht braucht.

Foto-Shooting: Über den Tag verteilt fotografieren für maximale Zeit mit euren Gästen

Für das Fotoshooting müsst ihr als Heiratende oft die Hochzeitsgesellschaft für eine oder sogar mehrere Stunden verlassen. Dabei geht es euch an eurem Hochzeitstag doch eigentlich darum, Zeit mit euren Liebsten zu verbringen!

Warum also solltet ihr sie warten lassen, wenn ihr auch die Möglichkeit habt, euer Fotoshooting ganz elegant in den Tagesablauf zu integrieren. Das kann zum Beispiel so aussehen:

  • 1. Shooting: Etwa 20 Minuten First Look – das ist einfach so ein schöner, echter Moment voller Emotionen und Freude pur, den ihr damit auf den Fotos einfangt.
  • 2. Shooting: Etwa 20 Minuten nach dem Tortenanschnitt – zu diesem Zeitpunkt sind alle mit Kuchen essen beschäftigt. Sprich: Niemand vermisst euch als Heiratende, wenn ihr kurz mal verschwindet.
  • 3. Shooting: Etwa 20 Minuten bei Sonnenuntergang –das veränderte Licht kreiert eine wunderbare Stimmung.

In diesem Beispiel habt ihr insgesamt eine Stunde mit Fotoshooting verbracht, ohne dass eure Gäste zu lange allein waren. Plus: Die Fotos wurden im Verlauf des Tages und mit verschiedenen Lichtstimmungen geschossen.

So klappt’s auch mit der Umsetzung!

Ihr findet, das klingt super und fragt euch jetzt, wie ihr es hinbekommt, dass das auch so klappt? Das ist gar nicht so schwierig –es braucht nur ein bisschen Mut, Vorbereitung und Konsequenz.

Auf Traditionen verzichten

Während eurer Hochzeit wollt ihr doch eure Liebe und euer gemeinsames Leben feiern. Also seid mutig und verzichtet auf alle Traditionen, mit denen ihr euch nicht gut fühlt! Denn nur so gestaltet ihr ein Fest, das wirklich zu euch und eurer Beziehung passt.

Ihr dürft nicht nur, ihr sollt sogar, euch bei jeder Entscheidung und jedem Programmpunkt fragen: Wollen wir das wirklich und passt das überhaupt zu uns?

Das ist der Augenöffner, bei dem ihr bemerkt, wie viele überflüssige oder veraltete Traditionen es rund ums Heiraten gibt. Verwerft ruhig alle Ideen, bei denen ihr auf diese Frage nur mit einem „nein“ oder „vielleicht“ antworten könnt.

Ablaufpläne für eure Hochzeit überall verteilen

Klare Kommunikation ist das A und O! Die Gäste wissen, woran sie sind, ihr erlebt keine Überraschungen und alle sind glücklich.

Am einfachsten klappt das, wenn ihr dafür bei eurer Hochzeit Ablaufpläne verwendet. Bestimmt wisst ihr schon, was wir damit meinen: Eine Übersicht, die anzeigt, wann was passiert – oft mit hübschen Icons dekoriert und grober Zeitangabe versehen.

Dabei geht es nicht darum, dass ihr die Hochzeit bis zur letzten Minute durchplant. Das kann nur schief gehen und ist die Garantie für Stress am Hochzeitstag!

Stattdessen geht es darum, dass ihr und eure Gäste ein gutes Gefühl bekommen:

  • Ah, die Hochzeitstorte kommt erst in einer Stunde, ich kann mich also kurz frischmachen.
  • Bis ich mit meiner Einlage an der Reihe bin, habe ich noch Zeit für einen Kaffee.
  • Die erste Rede findet um 16 Uhr statt, die will ich auf keinen Fall verpassen.

Verteilt die Ablaufpläne deshalb großzügig und überall: Zum Beispiel in der Einladung, als Holztafel mitten im Raum, zur Erinnerung auf jedem der Tische.

Zu guter Letzt: So könnte ein Ablaufplan für eure Hochzeit aussehen

Damit ihr mit eurer Planung weitermachen könnt, braucht ihr noch etwas konkretere Informationen? Zum Beispiel, wie viel Zeit ihr denn unserer Meinung nach für die einzelnen Punkte des Ablaufplans einplanen solltet?

Könnt ihr haben – hier kommen zwei Beispiele, eines für den klassischeren Zeitplan und eines, das ein wenig out-of-the-box geht.


Der klassische Zeitplan:

  • Trauung: 14 Uhr
    Dauer: 60 Minuten (inkl. Pufferzeit, Zeit für ein Gruppenfoto danach und gemütlichem Auszug)
  • Sektempfang: 15 Uhr
    Dauer: 90 Minuten (inkl. entspannter Gratulationen und Gespräche dank Schlangenstehverbot)
  • Kaffee & Kuchen mit Tortenanschnitt: 16:30 Uhr
    Dauer: 60-90 Minuten (währenddessen erste Spiele und Reden, koordiniert von der Person eures Vertrauens)
  • Umzug in den Saal und Seating: 18 Uhr
    Dauer: 30 Minuten (mit Finden der Plätze, Getränkebestellung und ggf. kurzer Rede von euch)
  • Abendessen: 18:30 Uhr
    Dauer: 120 Minuten (mit Option, zwischen den Gängen noch Reden oder Einlagen zu integrieren)
  • Ab 20:30 Uhr: Tanzfläche & erster Tanz
    Danach: Party, Party, Party – bitte keine Einlagen und Unterbrechungen mehr

Der Out-of-the-box-Zeitplan:

  • Get together: 15:30 Uhr
    Dauer: 60 Minuten (mit Getränken und Häppchen zum Ankommen und Wohlfühlen)
  • Trauung: 16:30 Uhr
    Dauer: 60 Minuten (inkl. Pufferzeit, Zeit für Gruppenfoto und gemütlichem Auszug)
  • Anstoßen und Gratulation: 17:30 Uhr
    Dauer: 60 Minuten (inkl. entspannter Gespräche dank Schlangenstehverbot)
  • Umzug in den Saal und Seating: 18:30 Uhr
    Dauer: 30 Minuten (mit Finden der Plätze, Getränkebestellung und ggf. kurzer Rede von euch)
  • Abendessen: 18:30 Uhr
    Dauer: 120 Minuten (mit Option, zwischen den Gängen Reden oder Einlagen zu integrieren)
  • Tortenanschnitt und Dessert: 20 Uhr
    Dauer: 30 Minuten (mit Hochzeitstorte als großem Highlight des Nachtischs)
  • Ggf. Einlagen & Spiele: 20:30 Uhr
  • Ab 21 Uhr Eröffnung der Tanzfläche und Party, Party, Party

Unser Fazit: Traut euch unkonventionell!

Mit dem richtigen Ablaufplan könnt ihr euch sicher sein, dass sich auf eurer Hochzeit alle wohlfühlen und dass dabei bestimmt keine Langeweile aufkommt. Ganz besonders wichtig ist hierbei, die über den Tag verteilten Wartezeiten für die Gäste möglichst kurz zu halten.

Daher gilt: lieber später mit der Trauung starten, das Fotoshooting am besten über den Tag verteilen und den Gästen immer wieder etwas zu tun zu geben. Wenn ihr diese Eckpunkte beachtet, seid ihr schon gut dabei!

Auch die Umsetzung bekommt ihr problemlos gewuppt – am besten klappt das, wenn ihr euch traut, auf Traditionen zu verzichten. Wir wissen, das betonen wir immer wieder – es ist uns einfach ein Herzensanliegen, dass eure Hochzeit wirklich zu EUREM Main Event wird. Deswegen an dieser Stelle nochmal der Aufruf:

Traut euch wirklich, unkonventionell zu sein! Verzichtet auf alles, was nicht zu euch passt!

Den letzten Rest erledigt ihr dann mit den guten alten Ablaufplänen aus Papier und der Unterstützung durch eine:n Hochzeitsplaner:in, Zeremonienmeister:in oder Wedding Day Koordinator:in.

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